檔案信息化建設(shè)實務

檔案是機關(guān)、組織和個人在社會活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表及其他各種形式和載體的歷史記錄。它是一種信息資源，是信息和載體的統(tǒng)一體。然而，隨著檔案存放數(shù)量冗多、保管條件差、查找利用率低、管理人員知識單一的問題。要解決這些問題最好的辦法就是實現(xiàn)檔案管理信息化。如何才能實現(xiàn)檔案管理信息化呢？筆者認為，必須從配備統(tǒng)一的管理設(shè)備、創(chuàng)建規(guī)范的管理機制和建設(shè)復合型的管理隊伍這三個方面著手。一、配備統(tǒng)一的管理設(shè)備實現(xiàn)計算機在檔案部門的全覆蓋。要為機關(guān)檔案發(fā)展提供快、準、全的檔案信息，計算機給我們提供了一個強有力的工具。利用計算機檔案管理系統(tǒng)可實現(xiàn)：檔案自動編目和檢索、檔案自動全文存儲與檢索、檔案業(yè)務工作管理、計算機輔助立卷、檔案自動標引，以及文檔一體化管理等。因此，只有實現(xiàn)統(tǒng)一型號、統(tǒng)一規(guī)格的計算機全面覆蓋，才能為機關(guān)檔案管理實現(xiàn)信息化提供硬件保障。采用高容量的存儲載體。隨著機關(guān)檔案數(shù)量的增加，檔案部門面臨著沉重的庫房壓力，以及檔案自然老化和人為損害的難題，這就需要使用大容量的檔案存儲載體。利用計算機的磁盤存儲系統(tǒng)和光盤存儲系統(tǒng)，特別是光盤存儲系統(tǒng)，可以解決檔案信息存儲難的問題。采用高容量的存儲載體不但可減輕管理人員的工作量，而且能提高檔案工作效率。二、建立規(guī)范的管理機制在檔案信息化建設(shè)過程中，為明晰相關(guān)責任，保障網(wǎng)絡及數(shù)據(jù)的安全運行，還需要從實際出發(fā)建立規(guī)范的管理機制。創(chuàng)新檔案管理制度。有關(guān)檔案管理部門應該根據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，制定適應信息化建設(shè)的檔案管理制度。一是健全和完善檔案管理業(yè)務流程和技術(shù)規(guī)范，細化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟;二是制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。統(tǒng)一檔案管理標準。標準規(guī)范化是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。檔案管理標準化包括：檔案整理標準、統(tǒng)計標準、服務標準、各項技術(shù)標準等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標準，檔案數(shù)據(jù)庫中的信息資源就無法建立;如果相關(guān)檔案部門不按統(tǒng)一的標準去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網(wǎng)絡就無法暢通，資源共享也就難以實現(xiàn)。三、建設(shè)復合型的管理隊伍提高檔案管理人員的信息化意識。信息時代文件的自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡傳遞和安全利用都是在計算機上實現(xiàn)的。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計算機系統(tǒng)和網(wǎng)絡安全防護知識，以確保檔案信息的完整性與信息的安全性。檔案管理人員還應立足本職工作，強化自我學習意識，積極參與信息化教育培訓，不斷更新專業(yè)知識，提高自身的業(yè)務素質(zhì)和工作水平。提高檔案管理人員信息化工作技能。為盡快實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉(zhuǎn)變，政府部門應有計劃地對本系統(tǒng)的檔案管理人員進行信息化技能培訓，培訓內(nèi)容涵蓋計算機、網(wǎng)絡、信息工程等方面的知識。相關(guān)檔案管理部門還應創(chuàng)造必要的條件，讓檔案管理人員及時了解檔案發(fā)展趨勢和現(xiàn)代科技在檔案工作中的應用，不斷提高他們的工作技能。

檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容包括哪些方面

如何進行檔案信息化管理

導語：在現(xiàn)代化社會發(fā)展中，檔案管理工作具有多樣性、便捷性、廣泛性以及服務性特點，人們對于檔案管理工作提出了越來越高的要求，不管是檔案保存方面還是管理理念的選擇方面，都發(fā)生了質(zhì)方面的飛躍，隨著社會的發(fā)展以及經(jīng)濟水平的提高，信息化是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。

一、配備統(tǒng)一的管理設(shè)備實現(xiàn)計算機在檔案部門的全覆蓋。

要為機關(guān)檔案發(fā)展提供快、準、全的檔案信息，計算機給我們提供了一個強有力的工具。利用計算機檔案管理系統(tǒng)可實現(xiàn)：檔案自動編目和檢索、檔案自動全文存儲與檢索、檔案業(yè)務工作管理、計算機輔助立卷、檔案自動標引，以及文檔一體化管理等。因此，只有實現(xiàn)統(tǒng)一型號、統(tǒng)一規(guī)格的計算機全面覆蓋，才能為機關(guān)檔案管理實現(xiàn)信息化提供硬件保障。采用高容量的存儲載體。隨著機關(guān)檔案數(shù)量的增加，檔案部門面臨著沉重的庫房壓力，以及檔案自然老化和人為損害的難題，這就需要使用大容量的檔案存儲載體。利用計算機的磁盤存儲系統(tǒng)和光盤存儲系統(tǒng)，特別是光盤存儲系統(tǒng)，可以解決檔案信息存儲難的問題。采用高容量的存儲載體不但可減輕管理人員的工作量，而且能提高檔案工作效率。

二、建立規(guī)范的管理機制在檔案信息化建設(shè)過程中，為明晰相關(guān)責任，保障網(wǎng)絡及數(shù)據(jù)的安全運行，還需要從實際出發(fā)建立規(guī)范的管理機制。

創(chuàng)新檔案管理制度。有關(guān)檔案管理部門應該根據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，制定適應信息化建設(shè)的檔案管理制度。

一是健全和完善檔案管理業(yè)務流程和技術(shù)規(guī)范，細化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟;

二是制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。統(tǒng)一檔案管理標準。標準規(guī)范化是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。

檔案管理標準化包括：

檔案整理標準、統(tǒng)計標準、服務標準、各項技術(shù)標準等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標準，檔案數(shù)據(jù)庫中的信息資源就無法建立;如果相關(guān)檔案部門不按統(tǒng)一的標準去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網(wǎng)絡就無法暢通，資源共享也就難以實現(xiàn)。

三、建設(shè)復合型的管理隊伍提高檔案管理人員的信息化意識。

信息時代文件的自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡傳遞和安全利用都是在計算機上實現(xiàn)的。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計算機系統(tǒng)和網(wǎng)絡安全防護知識，以確保檔案信息的完整性與信息的安全性。檔案管理人員還應立足本職工作，強化自我學習意識，積極參與信息化教育培訓，不斷更新專業(yè)知識，提高自身的業(yè)務素質(zhì)和工作水平。提高檔案管理人員信息化工作技能。為盡快實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉(zhuǎn)變，政府部門應有計劃地對本系統(tǒng)的檔案管理人員進行信息化技能培訓，培訓內(nèi)容涵蓋計算機、網(wǎng)絡、信息工程等方面的知識。相關(guān)檔案管理部門還應創(chuàng)造必要的條件，讓檔案管理人員及時了解檔案發(fā)展趨勢和現(xiàn)代科技在檔案工作中的應用，不斷提高他們的工作技能。

一、 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，把實體管理變?yōu)樾畔⒐芾?/p>

傳統(tǒng)的`檔案管理，就是以紙質(zhì)、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實體，以手工操作為主完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、統(tǒng)計和提供利用等方面的檔案管理過程，其工作量巨大，步驟之繁瑣。因為存儲量大，檔案管理部門不能對已經(jīng)歸檔的檔案材料，進行信息的提煉和加工處理，檔案信息資源在很大程度上被閑置甚至浪費。隨著現(xiàn)代化管理技術(shù)和設(shè)備的引進，特別是計算機、光盤、縮微、多媒體等技術(shù)的發(fā)展為檔案管理的現(xiàn)代化提供了良好的的客觀環(huán)境，現(xiàn)代技術(shù)促使傳統(tǒng)的檔案管理模式面臨著新的挑戰(zhàn)。當前，檔案管理工作的重點也應適應數(shù)字化管理的需要，從實體檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷π畔①Y源的管理，以信息為管理對象，對形成的各種門類的檔案進行數(shù)字化加工，利用現(xiàn)代化技術(shù)手段對檔案信息資源進行管理。經(jīng)過信息化的檔案資源是可重復、多平臺利用的信息資源，檔案資源只有通過信息化、才能真正實現(xiàn)檔案資源信息的價值和使用價值，它能為經(jīng)濟發(fā)展、科技進步、社會繁榮等諸多領(lǐng)域提供更全面、更高效、更快捷的服務;它能創(chuàng)造最佳的社會效益和經(jīng)濟效益，使之真正成為未來信息社會國 民經(jīng)濟和社會發(fā)展的寶貴戰(zhàn)略資源。

二、應建立有效的文件檔案管理計算機信息系統(tǒng)，充分、合理、安全地使用電子檔案

要實現(xiàn)檔案信息化，就必須建立有效的文件檔案管理計算機信息系統(tǒng)，為此，人們要做好以下幾項工作：首先，改進和規(guī)范在應用計算機條件下文件檔案管理工作流程，使之適應檔案熔化管理的需要;其次，依據(jù)文件處理流程來進行檔案信息化系統(tǒng)軟件功能設(shè)計;再次，在信息系統(tǒng)中建立完善的內(nèi)部控制制度，確保檔案的安全。另外，在電子檔案使用過程當中，我們也應注意到一是電子檔案安全性問題。因為計算機網(wǎng)絡化的快速發(fā)展，電子檔案涉及范圍迅速擴展，數(shù)量也急劇增加，特別是計算機網(wǎng)絡化的快速發(fā)展，隨之而來的問題就是如何在網(wǎng)絡下防范計算機病毒以及黑客的攻擊，確保電子檔案的安全。二是電子檔案的真實性問題。在實際工作中，由于從電子文件的生成到歸檔缺少規(guī)范化和程序化管理;相當數(shù)量的草稿性電子文件處于自生自滅的狀況，多數(shù)電子檔案與其相對應的紙質(zhì)檔案之間未建立統(tǒng)一的管理方法;儲存電子檔案選用的載體不耐久等原因，影響了檔案的完整性、可靠性，從而影響了檔案的真實性。三是電子檔案的法律效力問題，通常檔案的法律效力都是與其載體相關(guān)來確定，電子檔案由于沒有固定的載體，所以，制定相應的法律認定條文就有一定的困難，這也就是光盤、磁帶、磁盤等載體的電子檔案未被法律認定的原因。

三、提高檔案管理人員的素質(zhì)，實現(xiàn)檔案管理科學化

現(xiàn)代化的設(shè)備需要人來操作，檔案工作信息化需要人來實現(xiàn)。檔案管理人員必須具備多元化知識背景才能適應要求，現(xiàn)代化知識將成為每一位檔案工作者知識構(gòu)成的要素，同時，也深刻地影響檔案工作隊伍的結(jié)構(gòu)和檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)。

因此，建立一支具有現(xiàn)代科學技術(shù)知識和業(yè)務知識的專業(yè)隊伍是至關(guān)重要的：

首先，檔案工作者必須具有多元化的知識結(jié)構(gòu)，現(xiàn)代科學成果在檔案管理中在大量運用迫使檔案工作人員支學習和掌握理論、文化和管理等有關(guān)知識，其中尤為重要的是計算機、數(shù)學、生物學等學科的知識，它們對檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化具有直接作用。

其次，全面掌握檔案專業(yè)知識，如具備檔案學、檔案管理學、文書學、目錄學、檔案自動化管理以及檔案著錄、標引、檢索、編研、復制、修裱等有關(guān)檔案專業(yè)知識和基本技能。

再次，從檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展趨勢看，檔案工作人員必須具備掌握檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)、進行檔案信息分析與研究、提供高層次檔案信息服務與咨詢等三方面的能力。檔案管理人員必須學習、學習、再學習，上級檔案管理部門要積極創(chuàng)造條件，有計劃的選送檔案管理人員進行深造，進行離崗培訓，還可以采取以老帶新、以強帶弱的辦法，互幫互學等建立復合型人才群和梯隊型人才結(jié)構(gòu)。

如何推進運輸檔案信息化建設(shè)

隨著信息化的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能適應數(shù)字化檔案管理的需要，電子檔案已在檔案管理工作中得到了廣泛的應用，這種發(fā)展趨勢給檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。在新的機遇面前檔案管理部門必須將工作的重點放在如何把文件、圖紙、照片、錄音和錄像等原始的記錄轉(zhuǎn)化為可用的信息上，并準確、高效地提供給有關(guān)信息需求者。
一、轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，把實體管理變?yōu)樾畔⒐芾?br>傳統(tǒng)的檔案管理，就是以紙質(zhì)、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實體，以手工操作為主完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、統(tǒng)計和提供利用等方面的檔案管理過程，其工作量巨大，步驟也繁瑣。因為存儲量大，檔案管理部門不能對已經(jīng)歸檔的檔案材料，進行信息的提煉和加工處理，檔案信息資源在很大程度上被閑置甚至浪費。隨著現(xiàn)代化管理技術(shù)和設(shè)備的引進，特別是計算機、光盤、縮微、多媒體等技術(shù)的發(fā)展為檔案管理的現(xiàn)代化提供了良好的的客觀環(huán)境，現(xiàn)代技術(shù)促使傳統(tǒng)的檔案管理模式面臨著新的挑戰(zhàn)。當前，檔案管理工作的重點也應適應數(shù)字化管理的需要，從實體檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷π畔①Y源的管理，以信息為管理對象，對形成的各種門類的檔案進行數(shù)字化加工，利用現(xiàn)代化技術(shù)手段對檔案信息資源進行管理。經(jīng)過信息化的檔案資源是可重復、多平臺利用的信息資源，檔案資源只有通過信息化、才能真正實現(xiàn)檔案信息資源的價值和使用價值，它能為經(jīng)濟發(fā)展、科技進步、社會繁榮等諸多領(lǐng)域提供更全面、更高效、更快捷的服務；它能創(chuàng)造最佳的社會效益和經(jīng)濟效益，使之真正成為未來信息社會國民經(jīng)濟和社會發(fā)展的寶貴戰(zhàn)略資源。
二、建立有效的信息系統(tǒng)，充分、合理、安全地使用電子檔案
要實現(xiàn)檔案信息化，就必須建立有效的文件檔案管理計算機信息系統(tǒng)，為此，檔案管理部門要做好以下幾項工作：首先，改進和規(guī)范在應用計算機條件下文件檔案管理工作流程，使之適應檔案信息管理的需要；其次，依據(jù)文件處理流程來進行檔案信息化系統(tǒng)軟件功能設(shè)計；再次，在信息系統(tǒng)中建立完善的內(nèi)部控制制度，確保檔案的安全。
在電子檔案使用過程中，首先是應注意電子檔案安全性問題。因為計算機網(wǎng)絡化的快速發(fā)展，電子檔案涉及范圍迅速擴展，數(shù)量也急劇增加，特別是計算機網(wǎng)絡化的快速發(fā)展，隨之而來的問題就是如何在網(wǎng)絡下防范計算機病毒以及黑客的攻擊，確保電子檔案的安全。其次是電子檔案的真實性問題。在實際工作中，由于從電子文件的生成到歸檔缺少程序化管理系統(tǒng)，不能實現(xiàn)系統(tǒng)間的直接鏈接，目前無法保證電子文件元數(shù)據(jù)完整歸檔，多數(shù)電子檔案與其相對應的紙質(zhì)檔案之間未建立統(tǒng)一的管理方法；儲存電子檔案選用的載體不耐久等原因，影響了檔案的完整性、可靠性，從而影響了檔案的真實性。三是電子檔案的法律效力問題，通常檔案的法律效力都是與其載體相關(guān)來確定，電子檔案由于沒有固定的載體，所以，制定相應的法律認定條文就有一定的困難，這也就是光盤、磁帶、磁盤等載體的電子檔案未被法律認定的原因。
三、在檔案信息化建設(shè)過程中必須重新思考檔案管理的原則、理論與方法
由于現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理中的運用，新的檔案管理理論、方法和原則等不斷涌現(xiàn)，提出了一系列檔案學基本理論從未遇到過的新問題。如檔案管理機構(gòu)的職能與檔案工作體制的變化問題、檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)問題、電子檔案的鑒定問題、電子文件數(shù)據(jù)管理問題、數(shù)字檔案館（室）建設(shè)問題、檔案工作參與信息高速公路建設(shè)的問題等等。對這些在檔案信息化建設(shè)中因新技術(shù)運用所引發(fā)的理論問題，檔案管理部門都必須做出理性與科學的思考。

如何建設(shè)有效的檔案管理信息系統(tǒng)

如何建設(shè)有效的檔案管理信息系統(tǒng)
一、信息系統(tǒng)建設(shè)在檔案管理中的作用
1.管理便捷、節(jié)省物力和人力。建設(shè)檔案管理的信息系統(tǒng)，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)對檔案進行分類別、分區(qū)域、分段和分期的管理，充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢，有利于實現(xiàn)檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)目標。在企業(yè)單位中，檔案管理信息系統(tǒng)作為一種新型的管理手段，節(jié)省了物力和人力，管理更加便捷，檔案管理工作效率提高。
2.實現(xiàn)存儲信息化和管理自動化目標。其一，實現(xiàn)了編目整理的自動化，對檔案進行整理和分類，優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)。其二，檔案信息和文件統(tǒng)計更加自動化。計算機技術(shù)可以準確、快速地統(tǒng)計出檔案的數(shù)量等各種數(shù)據(jù)，對不同類型的數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計，加快了檔案統(tǒng)計工作的進度。其三，檢索更加自動化，同時，檢索達到全面、準確。
二、 檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)期間存在的不足
1. 人才建設(shè)存在的不足。受檔案工作人員知識素養(yǎng)、技術(shù)能力、專業(yè)背景的影響，使得工作過程中對計算機信息系統(tǒng)功能、用戶需求等理解存在誤區(qū)，影響信息系統(tǒng)建設(shè)工作的深入開展，也無法對用戶需求進行分析，導致用戶的參與度低，雙方無法進行交流，用戶的眾多需求無法在系統(tǒng)建設(shè)期間實現(xiàn)。這一問題的出現(xiàn)，主要是企業(yè)單位人才不足，企業(yè)單位缺失專業(yè)性和復合型人才，對現(xiàn)有人才也沒有再教育和培訓，以致影響企業(yè)單位檔案信息化建設(shè)。
2.檔案人員業(yè)務能力不足。企業(yè)單位檔案人員，無法很好地掌握和應用現(xiàn)代化技術(shù)，如數(shù)字圖像掃描方法、復印機應用技術(shù)、光盤和網(wǎng)絡技術(shù)以及多媒體技術(shù)等，使得其在工作過程中，無法適應檔案信息系統(tǒng)建設(shè)，以致影響對信息的加工和信息的處理。同時，檔案工作人員掌握檢索技術(shù)的能力不足，也無法與各個圖書館建立聯(lián)系，嚴重影響系統(tǒng)的實際應用。
三、檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)中應注意的幾個問題
1.注重人才培養(yǎng)和建設(shè)，為系統(tǒng)建設(shè)儲備人才。檔案管理工作是一個專業(yè)性要求嚴格的崗位，要求工作人員熱愛自己的本職工作，明確自身的職責，忠于職守并愛崗敬業(yè)，也要求檔案管理人員具備扎實的理論知識和科學知識，具有實際操作能力和管理能力等。為了更好地應用信息技術(shù)進行檔案管理工作，建設(shè)檔案管理信息系統(tǒng)，企業(yè)單位要注重人才培養(yǎng)和建設(shè)，明確教育培訓目標，對工作人員進行科學知識、專業(yè)知識、道德素養(yǎng)、操作能力等培訓，這樣才能完善人才的知識和技能，不斷提高自身，更好地投入到檔案管理工作中。工作人員自身也應提高對自己的要求，在工作期間，不斷學習，尋找差距，迎頭趕上。工作人員要善于觀察和總結(jié)，不斷豐富文化知識素養(yǎng)，盡快掌握工作需要的先進技術(shù)，使自己的能力滿足崗位需求。
2.探索完善檔案信息管理方法。數(shù)字圖像掃描方法、復印機應用技術(shù)、光盤和網(wǎng)絡技術(shù)以及多媒體技術(shù)等，均是企業(yè)檔案管理工作人員應掌握的，在掌握這些不同技術(shù)基礎(chǔ)上，系統(tǒng)建設(shè)人員可大膽探索檔案管理信息化建設(shè)方法和全新的管理模式，掌握先進的檔案信息的傳播、加工處理和檢索等技術(shù)，構(gòu)建電子文件與電子檔案，明確電子文件檔案管理的新標準。加強與其他檔案館之間的聯(lián)系與交流，建立合作關(guān)系，各個檔案館分工合作，共同建立檔案信息等資源共享平臺。
3.實現(xiàn)標準化、規(guī)范化管理目標。標準化、規(guī)范化的檔案管理，是衡量一個企業(yè)單位管理水平和業(yè)績的主要指標。實現(xiàn)檔案工作標準化、規(guī)范化，是保證檔案管理和檔案資料完整化的基礎(chǔ)。所以，在檔案管理信息化建設(shè)期間，要倡導標準化與規(guī)范化管理目標，信息文件在立卷后及時歸檔，明確文件立卷和歸檔的重點，而后合理地分工，依據(jù)以本單位為主的檔案管理原則，實現(xiàn)本單位文檔資料標準化、規(guī)范化管理的目標。

什么是檔案信息化建設(shè)？

檔案信息化建設(shè)。
檔案信息化建設(shè)是指運用信息技術(shù)提高檔案工作現(xiàn)代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網(wǎng)絡環(huán)境中檔案管理與檔案服務的基本框架與基本方法，實現(xiàn)檔案信息的社會化服務。
十三屆全國人大常委會第十九次會議20日審議通過了修訂后的檔案法，自2021年1月1日起施行。新法強調(diào)推動檔案開放與利用，將檔案向社會開放的期限由三十年縮短為二十五年，并進一步要求加強檔案信息化建設(shè)。
其實就是把計算機信息技術(shù)運用到傳統(tǒng)檔案管理中，比如有“規(guī)檔云”這類系統(tǒng)就是針對檔案信息化建設(shè)的。