深圳市是我國(guó)的經(jīng)濟(jì)特區(qū)之一，是全國(guó)的經(jīng)濟(jì)中心城市、科技創(chuàng)新中心、區(qū)域金融中心、商貿(mào)物流中心，粵港澳大灣區(qū)中心城市之一。深圳地處粵東蓮花山脈的余脈邊緣地區(qū)，是以丘陵、臺(tái)地、平原為主的綜合地貌區(qū)。深圳屬亞熱帶季風(fēng)氣候，全年溫暖濕潤(rùn)。深圳市歷史悠久，早在六七千年前新石器時(shí)代，已有原始人類足跡。因此，在長(zhǎng)久的發(fā)展歷程中，深圳市積累了較為豐富且獨(dú)特的檔案資源，其中不乏一些對(duì)于社會(huì)發(fā)展和建設(shè)有著很大助益的重要檔案信息資源。隨著信息技術(shù)水平的不斷發(fā)展和進(jìn)步，深圳市積極開展檔案整理數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作。

　　深圳檔案整理數(shù)字化工作的重點(diǎn)環(huán)節(jié)：

　　第一，檔案數(shù)字化管理：數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理工作的一次創(chuàng)新，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案和檔案材料收集、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計(jì)、查閱等日常工作的數(shù)字化管理，并可通過組織系統(tǒng)專網(wǎng)實(shí)現(xiàn)檔案的網(wǎng)上瀏覽和遠(yuǎn)程查借閱功能。按照檔案業(yè)務(wù)工作流程，經(jīng)過系統(tǒng)管理員的授權(quán)，單位內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)科室可以在各自辦公室查閱檔案，外來查檔單位可以在閱檔室通過電腦查閱電子檔案，也可以通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程閱檔。系統(tǒng)全面運(yùn)行后，可以大大提高工作效率，提升工作服務(wù)的水平和質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)檔案由管理向信息研究與利用的質(zhì)的轉(zhuǎn)變。

　　第二，檔案數(shù)字化采集：從檔案實(shí)體庫(kù)提卷后，首先拆卷、校對(duì)檔案頁數(shù)、區(qū)分高掃、平掃材料，然后進(jìn)行數(shù)據(jù)采集。檔案采集同時(shí)對(duì)圖像進(jìn)行糾偏、去污、去黑邊等處理，校對(duì)檔案目錄、核對(duì)電子材料，完成初步審核。然后由專人再次對(duì)檔案原件及數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后，完成檔案裝訂還原，對(duì)電子數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔。為檔案的利用提供準(zhǔn)確可靠的數(shù)據(jù)信息。在整個(gè)過程中，各環(huán)節(jié)相互配合，協(xié)同操作，以流水線方式完成信息的采集、審核工作。

　　第三，檔案數(shù)字化查閱：以組織系統(tǒng)專用資源網(wǎng)為網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)，采用B/S(瀏覽器/服務(wù)器)模式架構(gòu)，在組織系統(tǒng)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)了本地及遠(yuǎn)程查檔、閱檔功能。系統(tǒng)在安全方面進(jìn)行了方考慮:可按日期、時(shí)間或長(zhǎng)期有效等多種方式，完成閱檔授權(quán);閱檔過程進(jìn)行詳細(xì)的日志記錄;信息采用加密信道傳輸?shù)榷喾N方式，使系統(tǒng)運(yùn)行更加安全可靠。

　　深圳檔案整理數(shù)字化工作開展的重要意義：

　　1.改善檔案管理效率，滿足科學(xué)管理要求積極改善檔案管理效率，可以顯著提升信息應(yīng)用水平，從而改善單位組織架構(gòu)，推動(dòng)工作成果，這都是檔案數(shù)字化建設(shè)的重要目標(biāo)。在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，大多數(shù)管理工作都需要人工來完成，包括資料的收集、整理、分類管理等。在信息化時(shí)代背景下，通過數(shù)字化建設(shè)能夠?qū)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)化為信息資源錄入到計(jì)算機(jī)中，可以隨時(shí)進(jìn)行信息的調(diào)取，做好內(nèi)容的分析與篩選，從而為便利地進(jìn)行信息查詢、檢索提供方便，有效降低了檔案管理的負(fù)擔(dān)，提升了科學(xué)管理的效果。

　　2.借助備份原件的方式強(qiáng)化檔案保管效果借助及時(shí)備份原件的方式有助于更好滿足原件管理的需要。目前，我國(guó)各機(jī)關(guān)事業(yè)單位與企業(yè)對(duì)于檔案數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)有了一定程度的認(rèn)識(shí)，大部分單位都采取了數(shù)字化改革模式，但是對(duì)于庫(kù)房的整體管理還存在一些問題。庫(kù)房條件差、老舊小的問題依然存在，不但沒辦法對(duì)檔案管理做好保護(hù)措施的改進(jìn)，同時(shí)也存在反復(fù)查閱與復(fù)印過程中的檔案原件磨損等問題。另外，檔案資料使用時(shí)還會(huì)存在一些丟失、破損的風(fēng)險(xiǎn)。在原件管理過程中，可以與數(shù)字化信息進(jìn)行分離，數(shù)字化信息能夠高效應(yīng)用且不會(huì)丟失，從而實(shí)現(xiàn)了強(qiáng)化檔案保管的效果。除此之外，原件存在多種不同的存在形式，對(duì)于原件本身也具有一定的保護(hù)，可以達(dá)到分散風(fēng)險(xiǎn)的效果。

　　綜上所述，深圳檔案整理數(shù)字化工作的開展，對(duì)于檔案數(shù)字化相關(guān)機(jī)構(gòu)有著十分重要的作用，不僅可以提升檔案管理效率，還能夠在很大程度上促進(jìn)檔案利用服務(wù)的發(fā)展，使得社會(huì)大眾對(duì)于檔案的利用更加便捷、迅速。