在當今信息化快速發(fā)展的時代，檔案數(shù)字化已成為提升檔案管理效率、保障信息安全、促進信息共享的關(guān)鍵舉措。然而，對于許多機構(gòu)和企業(yè)來說，檔案數(shù)字化工作面臨著技術(shù)門檻高、設(shè)備投入大、專業(yè)人員短缺等諸多挑戰(zhàn)。在這種背景下，檔案數(shù)字化外包加工應運而生，成為一種高效、經(jīng)濟且專業(yè)的解決方案。

　　檔案數(shù)字化外包加工過程中的安全保密工作：

　　1.設(shè)置電子檔案安全管理專員。檔案管理人員在檔案保密工作中扮演著極其重要的角色，要做好電子檔案安全保密工作，建議設(shè)立相對獨立、專業(yè)的技術(shù)管理崗位，積極引進專業(yè)對口、高素質(zhì)的電子檔案管理人才。

　　在實際工作中，依據(jù)最新的政策和制度，充分運用諸如病毒查殺工具、木馬檢查工具、電子檔案“四性”檢測工具等，全面提升電子檔案保密管理工作水平。最終實現(xiàn)物盡其用、人盡其才，安全又保障的優(yōu)良局面。

　　2.強化檔案數(shù)字化全過程保密監(jiān)管。強化數(shù)字化過程中的保密監(jiān)督，首先要按照國家檔案局印發(fā)的《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》要求，慎重選擇外包公司開展數(shù)字化工作，涉及涉密檔案資料的數(shù)字化必須在專門場所進行，加工場所要安裝監(jiān)控設(shè)備，并派專人全程監(jiān)管;對于掃描儀、打印機等設(shè)備也要做好技術(shù)防范工作。

　　其次要對存儲涉密數(shù)字化檔案資料的計算機等信息設(shè)備采取物理隔離措施，并嚴格看管，禁止接入互聯(lián)網(wǎng)。

　　最后，需要對參與檔案數(shù)字化工作的人員做好身份審核、登記等工作。數(shù)字化服務機構(gòu)應對工作人員進行安全保密教育和必要的上崗培訓，并與工作人員簽訂保密協(xié)議，明確規(guī)定工作人員不得閱讀、摘抄、外泄檔案內(nèi)容和其他安全保密責任、義務，安全保密協(xié)議應報送檔案部門備案。

　　相關(guān)組織和機構(gòu)在挑選檔案數(shù)字化外包加工公司以及開展外包工作的過程中，應注意：

　　1. 應從企業(yè)性質(zhì)、股東組成、安全保密、企業(yè)規(guī)模、注冊資金情況等方面嚴格審查數(shù)字化加工企業(yè)的相關(guān)資質(zhì);按照有關(guān)標準和規(guī)范的要求評估數(shù)字化加工企業(yè)的技術(shù)能力：要從規(guī)章制度的建立健全程度等方面考查加工企業(yè)的管理能力。

　　2.要重視流程管理，在項目實施過程中，應從檔案部門、數(shù)字化服務機構(gòu)、數(shù)字化場所、數(shù)字化加工設(shè)備、檔案實體、數(shù)字化成果移交接收與設(shè)備處理等層面執(zhí)行嚴格的安全管理要求。比如:建立檔案領(lǐng)取登記制度，在領(lǐng)卷、還卷交接時應該做好登記，在檔案出庫前履行檔案交接手續(xù)，以便以后出現(xiàn)問題能準確查出該由誰承擔責任。

　　3、加強全程監(jiān)控，如：指派專門人員參與紙質(zhì)檔案數(shù)字化外包業(yè)務的監(jiān)督、指導，完成質(zhì)量監(jiān)控、進度監(jiān)控、物資監(jiān)控、安全監(jiān)控和協(xié)調(diào)溝通等方面的工作。

　　4.做好前端控制，要特別重視對前處理工作質(zhì)量的檢查，因為只要這個環(huán)節(jié)出錯，就會影響整個工作流程。

　　5.建立完善的問題反饋機制，對紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作過程中后端環(huán)節(jié)發(fā)現(xiàn)前端環(huán)節(jié)中產(chǎn)生的問題進行及時反饋和修正。

　　6.強化紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作中的技術(shù)要求和安全保障應依據(jù)相關(guān)的法律法規(guī)和各類技術(shù)標準，制定相關(guān)的工作流程和各環(huán)節(jié)操作規(guī)范等，對紙質(zhì)檔案數(shù)字化全過程進行有效的控制，確保數(shù)字化成果質(zhì)量，促進外包加工規(guī)范、有序開展。

　　7.業(yè)務外包單位應該健全自身的規(guī)章制度，從起初對人員的培訓到最后質(zhì)量檢查都應該講求效率，制定相應條款，特別是對各個工作環(huán)節(jié)及流程銜接處做出明確具體的規(guī)定，把職責細分到個人，避免職責不清。

　　8.無論是檔案保管機構(gòu)還是業(yè)務外包單位都必須建立信息反饋機制，及時了解和掌握工作動態(tài)及出現(xiàn)的新問題，完善相關(guān)標準、制度，保證工作順利進行。

　　綜上所述，檔案數(shù)字化外包加工是一種高效、靈活且專業(yè)的檔案管理解決方案，它能夠為機構(gòu)和企業(yè)節(jié)省大量時間和資源，同時確保檔案數(shù)字化工作的高質(zhì)量完成。在選擇外包服務提供商時，應綜合考慮其技術(shù)實力、專業(yè)經(jīng)驗、數(shù)據(jù)安全保障能力以及服務質(zhì)量等多方面因素，以確保項目的順利實施和檔案信息的安全。