在當(dāng)今信息飛速發(fā)展的時(shí)代，檔案管理正經(jīng)歷著一場深刻的變革，而檔案數(shù)字化掃描與整理工作則是這場變革的核心環(huán)節(jié)。隨著社會(huì)對信息資源需求的不斷增加，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式面臨著諸多挑戰(zhàn)，如存儲(chǔ)空間有限、查閱效率低下、易受自然因素?fù)p壞等問題。檔案數(shù)字化掃描與整理工作的出現(xiàn)，為解決這些問題提供了有效的途徑。通過將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子形式，不僅可以極大地提高檔案的存儲(chǔ)密度和安全性，還能讓檔案信息的檢索、共享和利用變得更加便捷高效。

　　檔案整理：

　　檔案整理工作的內(nèi)容包括區(qū)分全宗、分類、立卷、裝訂或裝盒、案卷排列和編號(hào)、編目等。

　　檔案整理工作具體包括以下幾個(gè)環(huán)節(jié)：

　　(1)區(qū)分全宗;

　　(2)全宗內(nèi)檔案的分類;

　　(3)立卷(卷內(nèi)文件的排列和編號(hào)、填寫卷內(nèi)目錄和備考表、擬寫案卷標(biāo)題、填寫案卷封面);

　　(4)裝訂或裝盒;

　　(5)案卷排列和編號(hào);

　　(6)編目，即編制案卷目錄。

　　全宗內(nèi)檔案的分類、立卷、案卷排列和編號(hào)以及編制案卷目錄等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，一般由文書部門或文書人員承擔(dān)，即文書立卷。歸檔案卷的統(tǒng)一編號(hào)和排列由本單位檔案室承擔(dān)。全宗的劃分和排列多由檔案館承擔(dān)。

　　檔案數(shù)字化掃描以及整理涉及到的概念主要有以下幾項(xiàng)：

　　1、數(shù)字化：利用計(jì)算機(jī)技術(shù)將模擬信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字信號(hào)的處理過程。

　　2、檔案數(shù)字化副本：是指將紙質(zhì)檔案、照片檔案、錄音檔案、錄像檔案、實(shí)物檔案等傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，形成以數(shù)字形態(tài)存在的能被計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)據(jù)。

　　3、紙質(zhì)檔案數(shù)字化：采用掃描儀等設(shè)備對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，使其轉(zhuǎn)化為存儲(chǔ)在磁帶、磁盤、光盤等載體上的數(shù)字圖像，并按照紙質(zhì)檔案的內(nèi)在聯(lián)系，建立起目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字圖像關(guān)聯(lián)關(guān)系的處理過程。

　　4、錄音錄像檔案數(shù)字化：對模擬錄音錄像檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，使其轉(zhuǎn)化為存儲(chǔ)在磁帶、磁盤光盤等載體上的數(shù)字音頻文件和視頻文件并按照錄音錄像檔案的內(nèi)在聯(lián)系，建立起目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字音視頻文件關(guān)聯(lián)關(guān)系的處理過程。

　　5、實(shí)物檔案數(shù)字化：采用拍攝、掃描等方式對實(shí)物檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲(chǔ)在磁帶、磁盤、光盤等載體上的數(shù)字文件，并按照實(shí)物檔案的內(nèi)在聯(lián)系，建立目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字文件關(guān)聯(lián)關(guān)系的處理過程。

　　檔案數(shù)字化掃描以及整理過程中的安全管理要求：

　　1.制定科學(xué)化、規(guī)范化的管理制度，并在工作過程中嚴(yán)格執(zhí)行，以有效保障檔案安全和紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果質(zhì)量，包含崗位管理、人員管理、場地管理、設(shè)備管理、數(shù)據(jù)管理、檔案實(shí)體管理等。

　　2.依據(jù)相關(guān)的法律法規(guī)和各類技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，制定相關(guān)的工作流程和各環(huán)節(jié)操作規(guī)范等，對紙質(zhì)檔案數(shù)字化全過程進(jìn)行有效的控制，確保數(shù)字化成果質(zhì)量。

　　3.加強(qiáng)對紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的全流程安全管理。

　　4.紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作如需外包，檔案部門應(yīng)從企業(yè)性質(zhì)、股東組成、安全保密、企業(yè)規(guī)模、注冊資金情況等方面嚴(yán)格審查數(shù)字化加工企業(yè)的相關(guān)資質(zhì).

　　5.在項(xiàng)目實(shí)施過程中，應(yīng)依據(jù)《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》(檔辦發(fā)[2014]7號(hào))、《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》(DA/T68-2022)，從檔案部門、數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)、數(shù)字化場所、數(shù)字化加工設(shè)備、檔案實(shí)體、數(shù)字化成果移交接收與設(shè)備處理等層面執(zhí)行嚴(yán)格的安全管理要求。

　　6.檔案部門應(yīng)指派專門人員參與紙質(zhì)檔案數(shù)字化外包業(yè)務(wù)的監(jiān)督、指導(dǎo)，完成質(zhì)量監(jiān)控、進(jìn)度監(jiān)控、投資監(jiān)控、安全監(jiān)控和協(xié)調(diào)溝通等方面的工作。

　　7.應(yīng)加強(qiáng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化各環(huán)節(jié)的安全管理，確保檔案實(shí)體和檔案信息的安全，加強(qiáng)對外聘工作人員的審核。

　　8 加工涉密檔案時(shí)，應(yīng)按照涉密檔案相關(guān)保密要求開展工作。

　　9.加工場地的選擇及溫濕度等環(huán)境的控制不應(yīng)不利于檔案實(shí)體的保護(hù)。場地內(nèi)應(yīng)配備可覆蓋全部場地的防火、防水、防有害生物、防盜報(bào)警、視頻監(jiān)控等安全管理的設(shè)施設(shè)備。

　　10.應(yīng)合理規(guī)劃、配備和管理紙質(zhì)檔案數(shù)字化設(shè)施設(shè)備，確保設(shè)施設(shè)備安全、先進(jìn)，能夠滿足數(shù)字化工作的需要。