檔案整理經(jīng)驗介紹

檔案管理好的經(jīng)驗做法其實一般的情況下，首先檔案都是存檔的。如果檔案特別多的話，就要把檔案分類管理?？梢园褭n案分為男生部分和女生部分，然后再把檔案按年限分類。然后再把檔案可以按照級別分類，比如說領(lǐng)導級別，普通員工級別等等，如果你分的級別越細，然后再加上編號的話，那么你在尋找檔案的時候就會非常的好找。或者也可以直接把檔案按編號編好，然后把這些編號做一個目錄后面寫上。檔案的信息，比方說人名兒。身份證號等，那么在查找的時候按照位置去查找也是比較好找的，就像圖書館保存圖書那樣去保存也好。

企業(yè)檔案該如何整理？

每年的歸檔文件整理，各單位都很重視，但整理與編目不規(guī)范的還不少，原因是檔案人員對歸檔文件分類、鑒定等技能掌握得不夠好。為此，筆者對如何規(guī)范歸檔文件（即文書檔案）的整理與編目提出了簡明扼要的方法，供大家參考。
第一步 清理文件，即把上一年收發(fā)文及帳外文件材料區(qū)分為：不歸檔、永久和定期。劃分保管期限要結(jié)合《國家檔案局關(guān)于機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規(guī)定》（即國家檔案局8號令）制定好本單位的檔案保管期限表，對照條款，逐份文件進行鑒定。
概要地說，即便于實際工作中掌握的保管期限劃分方法如下：
永久（Y）：
1.收文中針對性文件：A、看是否主送本單位即批復類文件；B、看內(nèi)容是否反映本單位人與事，如任免、表彰、處分類文件。
2.收文中方針政策性文件，如決定、規(guī)定、辦法、意見等。
3.發(fā)文中屬本單位主要職能活動的重要的文件材料；本單位開展重大活動形成的文件材料。
4.注重“賬外”文件材料的收集與歸檔（即本單位計劃與總結(jié)、各類人員名冊、工資冊、勞動工資年報，重要創(chuàng)建活動文件材料等）。
定期30年（D30）：
1.收文：上級主管機關(guān)下發(fā)的需要長期執(zhí)行的方針政策性文件（如注明試行的、暫行的辦法、條例、規(guī)定等；非主要職能工作但要貫徹的政策法規(guī)；
2.發(fā)文：本單位形成的比較重要的業(yè)務文件材料（大致包括：內(nèi)部管理制度，獎勵制度，業(yè)務操作規(guī)程等）。
定期10年（D10）：
1.收文：上級主管機關(guān)及本地區(qū)各部、局、辦普發(fā)的短期內(nèi)需要查考的文件；
2.本單位形成的事務性的、辦理一般性工作形成的文件。
簡單扼要地講，區(qū)（縣）級機關(guān)、文件數(shù)量比較大，特別是要進館的單位，區(qū)分保期限期盡量按照國家檔案局8號令的規(guī)定來；文件數(shù)量不多或比較基層的單位，可以往“自己”靠，即本單位形成的、針對本單位工作的文件材料，其保管期限可從長。
第二步 按件裝訂：界定何為一“件”，具體見《歸檔文件整理規(guī)則》?！凹庇袃煞N，①為自然件，這很好界定；②適當?shù)摹敖M件”。文件材料已有電子文檔的，可采用縫紉機軋邊（固定）；后期要掃描加工的，推薦用不銹鋼推訂來裝訂，以便于還原和高速掃描。裝訂后的文件材料，每件敲上“檔號章”。
第三步 排列文件：區(qū)分“黨群”、“行政”、“業(yè)務”三大類之后在每類的二級類目下按事由排列文件。黨群工作類下設二級類目，一般設：①黨務、②工會，③共青團、④婦女工作、⑤學(協(xié))會，在①下按時間排列文件，②③④⑤同上，文件數(shù)量少的單位可在黨群類下直接按二級類目排列。
行政管理類下設二級類目，一般有：①組織人事；②政(事)務；③財產(chǎn)管理，①下按時間先后排列，②③同理。(政務：文字秘書工作；事務：后勤保障一類；財產(chǎn)管理即審計、會計、經(jīng)費、車輛、設備、房產(chǎn)管理等工作中形成的文件材料)。
業(yè)務管理類：本單位業(yè)務管理工作中形成的文件材料，要根據(jù)各單位主管業(yè)務的不同情況，區(qū)分屬類、排列文件。
第四步 編號：永久、定期30年、定期10年分別編三個流水號，一年一編（即填寫檔號章上的歸檔信息）。
第五步 編目：按保管期限分別填寫《歸檔文件目錄》。
第六步 填寫備考表，裝盒、填寫脊背（可統(tǒng)一用數(shù)字、代碼章印上，以保持整潔與美觀。

如何做好人事檔案管理

導語： 在人們的工作生活中，檔案扮演著重要角色，但很多人誤認為人事檔案沒用，出現(xiàn)了忽略人事檔案管理的現(xiàn)象，影響了檔案管理工作。對于，如何做好人事檔案管理工作，我為大家整理以下經(jīng)驗和方法。

一、 人事檔案管理中存在的主要問題

1、人事檔案管理重視程度不夠

相當一部分人認為人事檔案工作就是抄抄寫寫，保管的事務性工作，不容易取得明顯成績不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟效益。因此，忽視了人事檔案管理工作，最終形成“說起來重要，排起來次要，忙起來忘掉，用起來需要”的狀況。人事檔案工作長期處于被動應付的狀態(tài)，難以高質(zhì)量地為干部隊伍建設服務。

2、人事檔案管理工作缺乏力度

一是少數(shù)管檔部門沒有形成自己的實施細則和制度，建立了制度執(zhí)行不嚴，收集歸檔工作被動、不及時。再由于形成材料的部門對檔案管理工作認識不夠等原因，檔案材料沒有及時收集、轉(zhuǎn)遞和歸檔，造成檔案材料內(nèi)容不完整。二是收集歸檔的材料不全面、不真實準確、人事檔案中有些材料在內(nèi)容和形式上是雷同的，一些鑒定、考核和評價材料大都是套話，內(nèi)容形式相同，不能準確反映每個人的真實情況。部分檔案材料還存在：填寫格式不規(guī)范，填寫內(nèi)容前后不一，記載不實，審核不準，不利于檔案的保存和利用，使檔案的真實性、動態(tài)性、完整性功能趨于弱化。三是人事檔案用紙規(guī)格不一，紙張不符合要求，在立卷歸檔進行技術(shù)加工、折疊、剪裁及裱糊時，使人事檔案卷很不美觀。

3、人事檔案管理人員業(yè)務不熟

由于機構(gòu)調(diào)整、科室重組，人員競聘上崗等原因，原有的人事檔案管理人員難免崗位變動，接任的管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、鑒別與歸檔、保管與保護、提供利用等業(yè)務不太了解。日常事務往往又忙于將新增加材料收集放入人事檔案盒，沒有及時整理歸檔，嚴重影響了檔案的管理水平。隨著人才流動外部環(huán)境的寬松，人才流動靈活，各類人才跳槽頻繁，造成人檔分離現(xiàn)象越來越多。

4、檔案室設備配備不齊全

大多采取“因陋就簡”，“因地制宜”的原則，融辦公室、閱檔、倉庫為一間，既無鐵門、鐵窗等基本設施，也無其他硬軟件設施，防火、防潮、防盜等手段停留在較低的水平上。

5、檔案管理手段落后

目前人事檔案管理部門的管理手段還是手工操作，既使利用計算機管理，僅限于把個人信息、檔案目錄輸入計算機，資料檢索、調(diào)閱檔案等仍習慣延用手工操作，無紙質(zhì)閱檔基本沒有實施。由于反復調(diào)用原件，造成紙張發(fā)黃變脆，字跡褪色，直接影響到檔案的完整與安全，這樣既不利于檔案的保管，又影響工作效率。

二、做好人事檔案管理的對策

1、重視人事檔案管理工作

單位要將人事檔案納入議事日程，定期對檔案管理工作進行檢查、指導、督促，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，進一步推進人事檔案工作制度化、規(guī)范化和科學化建設。

2、提高人事檔案管理工作水平

一是進一步完善人事檔案查(借)閱、收集、鑒別歸檔、檢查核對、保管保密、管理人員職責、轉(zhuǎn)遞等各項檔案管理制度，做到“五不查”、“四不借”、“三不轉(zhuǎn)”，即：無《干部檔案查借閱呈報表》不查，非利用單位范圍不查，非正式黨員不查，本人及親屬的檔案不查，審批手續(xù)不全不查;未經(jīng)領(lǐng)導批準不借，非特殊需要不借，手續(xù)不全不借，本人及親屬檔案不借;個人帶檔不轉(zhuǎn)，沒有調(diào)動通知不轉(zhuǎn)，接收單位不明不轉(zhuǎn)。

特別是人才流動后對不在本單位的人員檔案必須妥善處理，該轉(zhuǎn)遞的及時轉(zhuǎn)遞。建立人事檔案計算機輔助管理制度，對檔案材料的收集歸檔和轉(zhuǎn)進轉(zhuǎn)出檔案的管理制度作進一步的.嚴格要求，更好地阻止虛假材料進檔。完善人事檔案整理工作細則，使人事檔案的整理更加科學、全面、完整。

二是把好“入門關(guān)”，對人事檔案缺少材料情況進行集中清理，通過書面方式，聯(lián)系材料的形成部門將材料收集整理，盡量減少避免歷史遺留問題的影響，保證檔案內(nèi)容真實、準確、規(guī)范、完整。

三是把好“更新關(guān)”，檔案人員要主動與相關(guān)部門聯(lián)系、索要，做到收集整理經(jīng)?；?，不拖延，不積壓，確保人事檔案材料完備，與實際情況同步。四是規(guī)范檔案裝訂工序，做到規(guī)格統(tǒng)一。

3、加強人事檔案管理人員隊伍建設

選擇政治上可靠，作風正派，責任心強的共產(chǎn)黨員從事人事檔案管理工作，教育培養(yǎng)他們了解管理檔案的重要性，增強責任心。主管部門應定期組織培訓業(yè)務知識，讓他們掌握新的知識和先進的管理技術(shù)，提高檔案管理的技術(shù)水平，檔案員要勤奮學習，提高自身素質(zhì)與政治覺悟，踏踏實實地做好本職工作，為檔案事業(yè)建功立業(yè)。

4、更新檔案管理設施

配備堅固的防火、防潮的專用檔案庫房，配置鐵質(zhì)防蛀、防塵的檔案柜，庫房內(nèi)設置空調(diào)、去濕、滅火等設備;庫房的防火、防潮、防塵、防蛀、防盜、防霉、防高溫等設施和安全措施應經(jīng)常檢查;檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室應三分開，要加大資金投入，配備先進計算機管理設備。

5、注重人事檔案管理現(xiàn)代化建設

對人事檔案實行計算機輔助管理，利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代設備和現(xiàn)代技術(shù)，將檔案資料整理輸入計算機，通過相應的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)交成數(shù)據(jù)資料，實現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存，根據(jù)需要，通過屏幕查閱有關(guān)內(nèi)容。同時，可以利用計算機網(wǎng)絡技術(shù)進行人事檔案管理創(chuàng)新，對不屬于保密范圍的檔案信息實現(xiàn)有效共享。

綜上所述，人事檔案管理工作不僅要從制度上更新，還要從觀念上更新，積極采取有效措施，探索檔案現(xiàn)代管理模式，走出目前人事檔案存在的困境，做到解放思想，凝聚力量，更好地為黨組織和人事工作服務。

怎樣做好檔案管理？

一、檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理的原則，維護檔案完整與安全，便于企業(yè)各方面的利用。有專人負責檔案統(tǒng)計工作, 按要求填報檔案統(tǒng)計報表, 并做到迅速、真實、準確無誤。

二、對企業(yè)的各項工作資料應當立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據(jù)為己有。

三、 企業(yè)應當建立科學的管理制度，便于對檔案的利用；配置必要的設施，確保檔案的安全；采用先進技術(shù)， 實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

四、保密檔案的管理和利用，密級的變更和解密， 必須按照企業(yè)有關(guān)保密的制度和企業(yè)流程來進行管理。

五、鑒定檔案保存價值的原則、保管期限的標準以及銷毀檔案的程序和辦法 禁止擅自銷毀檔案。做好檔案室所藏檔案種類、制成材料、設備和裝具統(tǒng)計

六、各種檔案按組卷要求，由各部門立卷人整理，按有關(guān)規(guī)定裝訂并移送檔案室統(tǒng)一保管。及時、準確地登記檔案的移交和接收,作到帳表相符。

七、各種檔案的文字書寫，必須用藍黑或黑墨水書寫，禁用其它筆書寫。

八、、檔案一般不外借，確因工作需要借閱檔案時，均應在檔案室按有關(guān)要求借閱。查閱檔案，一般應在檔案室查閱，需要摘抄或復制的機密文件，必須經(jīng)領(lǐng)導批準，否則不準摘抄、復印。

九、檔案要做到安全保管，定期檢查，積極創(chuàng)造檔案保管條件，做到防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持經(jīng)常通風。檔案室內(nèi)嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃、易爆物品，嚴禁使用電器。

十、查閱公司高層辦公會議記錄等有關(guān)案卷和絕密數(shù)字時，需經(jīng)辦公室主任或企業(yè)最高領(lǐng)導人批準；查閱一般檔案資料時，檔案員需進行登記，經(jīng)辦公室主任批準，方可查閱。

十一、凡查閱檔案者，一般不準將檔案帶出檔案室，如需要借出時，必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導批準；查閱者必須按規(guī)定查閱，與查閱內(nèi)容無關(guān)的文字材料不準隨意翻閱、摘抄。

十三、借出的案卷一般不能超過七天，如延期使用，需補辦延期手續(xù)。

十四、案卷內(nèi)要填寫卷內(nèi)目錄和備考表，卷內(nèi)目錄置于卷首，備考表置于卷尾。目錄和備考表都不算頁數(shù)。

十五、編頁號。用鉛筆在每卷頁文字的右上角或背面的左上角填寫順序頁號，不能有誤和遺漏。

十六、卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，并對破損材料要修補。案卷裝訂要整齊美觀，不掉張頁，采用三孔一線的裝訂方法。

十七、擬寫案卷標題。案卷標題要簡明確切，能夠正確反映案卷的內(nèi)容和成份。

十八、立好的案卷要按永久、長期、短期三種保管期限分開，按要求填寫案卷封皮，注明專業(yè)檔案的種類，按保管期限、時間順序，并編寫案卷目錄并要求打印，一式三份，于每年五月末之前，要立好前一年的卷，連同案卷目錄向企業(yè)檔案室移交。

拓展資料：

檔案管理包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究(見檔案文獻編纂)、檔案提供利用。這 8項工作的劃分只是相對穩(wěn)定而不是絕對的，也有分為 6個環(huán)節(jié)的，也有分為基礎工作和利用工作兩大部分的。

由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復雜的系統(tǒng)，故也有按多層次進行劃分的方法。其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發(fā)兩個子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。

檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等工作環(huán)節(jié)；檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻匯編和編寫參考資料構(gòu)成，信息輸出由提供閱覽、復制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項服務活動構(gòu)成。整個檔案管理系統(tǒng)及其子系統(tǒng)在運行中都形成反饋機制。隨著檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，還將對檔案管理工作的結(jié)構(gòu)產(chǎn)生新的影響。

檔案管理的最終目的是提供檔案信息為社會實踐服務，檔案管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)即根據(jù)這一目的而設置。其中每項工作都必不可少，并有一定程序。它們組成一個有機整體，為實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)整體功能而發(fā)揮各自的作用，同時也相互關(guān)聯(lián)、相互制約。例如價值鑒定工作有時與收集、整理工作結(jié)合進行，甚至在文件立卷歸檔時就進行初步鑒定。

參考資料：檔案管理-百度百科

如何才能做好檔案的管理

檔案管理工作做得如何，是衡量單位工作業(yè)績與管理水平的重要尺度，是提高單位工作質(zhì)量和工作效率的必要條件。為進一步促進單位科學發(fā)展提供了第一手資料。以下是我整理的如何才能做好檔案管理的相關(guān)內(nèi)容，大家一起來看看吧。

一、規(guī)范公文處理，把好公文形成關(guān)

檔案就是完成了書面工作處理程序，將接收的信息和所記敘的內(nèi)容進行備案的歷史工作文件。因此書面方式的公文的準備工作是檔案工作的第一步，要規(guī)范的處理公文，細致的審查公文，公文形成的過程要嚴格把關(guān)，這是把檔案管理工作做好所需的基礎。

公文的草案擬制是公文形成所需的一個重要環(huán)節(jié)，有了大致的計劃方向才能更好的進行下一步，不同單位的草案擬制部門各不相同，有些單位的公文草案擬制是由相關(guān)辦公室統(tǒng)一擬制，有些則是由相關(guān)的部門先立草案然后遞交給辦公室負責印制。但各個部門公文起草人員的水平和質(zhì)量有一定差異，對于公文擬制所需的要求理解分析不一致，可能會導致擬制的文件質(zhì)量上不盡人意。主要存在著以下幾個問題：

1、體裁使用不正確，比如請示公文和報告公文沒有明確區(qū)分;一份公文卻請示多個事件;沒有按照規(guī)則運動文種。

2、一些公文的附件標識不明確，一些公文有附件，沒有在規(guī)定的地方作出任何標識，也沒有在公文附件的名稱前標注出詳細的序號，整個公文的行文程序混亂。

3、公文主題標注不明確，不便查閱。

4、公文中沒用規(guī)范的使用數(shù)字。

以上情況，對于公文轉(zhuǎn)變成檔案的立卷和歸檔有著較大影響。因此，負責公文起草擬制的工作人員，有責任和義務對各個部門的公文進行查看，仔細審核，尤其是一些關(guān)鍵的字、句、詞要嚴格把關(guān)，在有問題的情況下，要盡快通知提供公文初稿的單位，告知對方具體情況，將出現(xiàn)錯誤的地方及時協(xié)商解決。

二、檔案整理工作，從公文的評估分類做起

在將公文相關(guān)事務處理結(jié)束之后，便可以將公文進行保存，并把公文的類別進行整理和分類，將其中內(nèi)容不重要和普通的另外保存，不能丟棄。如果遇到涉及到重要內(nèi)容的公文，例如涉及單位的重大開會、重大事件以及單位要求保存的公文，這類公文就需要明確標注，以備隨時查閱。要做好這項工作，務必要遵守以下幾個條件：

1、對于這項檔案整理工作，需要有清晰的認知，要把管理檔案工作做好，就要把公文的管理規(guī)范熟知，才能將公文員工作真正融合，還要提前對所負責部門的檔案翻查，掌握所有檔案信息，保證檔案有高質(zhì)量，以防檔案重復，使檔案管理更便捷、科學。

2、作為檔案工作人員，必須要有職業(yè)責任感，對工作也要有較強的學習能力，將檔案記載在大腦中，對每一份檔案都要認真細心，對每一份檔案都做出正確的評價。將檔案工作生活化、日常化。

3、作為公文文秘要時常學習新的專業(yè)知識，及不斷提高自身的職業(yè)素質(zhì)。公文工作員的檔案工作是一項比較專業(yè)帶有技術(shù)性的工作，在日常中要加強學習檔案方面的知識，隨身攜帶相關(guān)的專業(yè)書籍，時常范圍，做到在工作中積累經(jīng)驗，在工作中加強學習。這樣才能較高的工作效率。

三、完善公文材料，做好檔案收集工作

檔案管理部門在文公分類入檔的時候，需要先檢查形成公文的前期材料，在過程中，需要翻閱其他附屬資料，如果發(fā)現(xiàn)公文前期資料中有沒入檔的附件要向相關(guān)部門或單位催要，過程中發(fā)現(xiàn)同一公文中有個別公文沒有按照規(guī)定時間交還的，要跟蹤回收，堅決不能讓公文檔案長時間的的停留在他人的手中，這不但可能會對檔案造型損壞、遺失，也會因為時間過長而遺忘檔案的收歸，對檔案管理工作帶來重大的失誤。所以在檔案管理的工作中，要不斷的復查過去的歷史進程，對檔案流向掌握清晰，在過程中，需要注意以下幾個方面：

1、檔案整理工作必須從平時做起

對于上級發(fā)文，做完收文登記后，首先應鑒別該文件是否具有保存價值，如果其中一部分隨著現(xiàn)行效用的完成，便失去其保存的社會價值而被淘汰;而另一部分文件，退出現(xiàn)行領(lǐng)域之后，卻具有儲存價值，能使后人通過其載錄進行借鑒和利用，因此應按檔案整理規(guī)范要求，用不銹鋼釘子重新裝訂，后進行傳閱，閱辦完畢后，已初步進入歸檔程序，進一步歸整，以備平時查閱。

2檔案整理工作應注重細節(jié)

對于單位的文件以及領(lǐng)導簽發(fā)后，一定要及時的將所有的文件資料收集完整，按照資料的內(nèi)容順序，依次為正式文件、簽發(fā)文、定稿、改稿、初稿等程序集中歸整并統(tǒng)一裝訂成冊，初步完成“件”，由零散“頁”到集中歸整為“件”，到正式整理時裝盒為“卷”。這檔案管理工作入檔以前需要做的必須事件，過程務必不能有所遺漏，否公文檔案不完整，會給后期的查閱工作帶來誤導，影響整個檔案管理的完整性。

檔案的管理工作的良好運作，不僅對單位管理層對單位情況能夠隨時調(diào)查翻閱，了解單位目前的大致情況以外，還能給單位調(diào)整政策帶來依據(jù)，為單位改革提供歷史數(shù)據(jù);也是向社會各界證明其單位優(yōu)越成績的證明，和其他的方面的合作的基礎。

做好檔案的管理工作不僅僅是對于單位有益，對于整個社會檔案管理工作也具有進步性。在我國現(xiàn)目前不斷的發(fā)展的背景之下，不斷對檔案管理手段進行創(chuàng)新，以更創(chuàng)新、更方便的方式整理單位檔案，可以全面的反應單位的整體情況。

四、善于交流，接受新信息，達到資源共享

一個檔案管理的工作人員，需要不斷的積累經(jīng)驗，對于不斷遇到的難題要積極的向上級部門或者同事請教，不能夠隨意的憑借自己主觀隨意把檔案歸類，需要結(jié)合實際情況對檔案和調(diào)查的資料相結(jié)合，也可以有創(chuàng)造性的進行歸檔，但切記要根據(jù)相關(guān)規(guī)范來處理。在工作期間，檔案管理人員要不斷強化自身的責任意識感，建立良好的職業(yè)精神。迅速的接納新興信息，擴寬知識面，將知識經(jīng)驗融入到檔案管理的工作中。

五、結(jié)語

檔案管理工作是我國政府、企業(yè)良好長遠發(fā)展的重要一環(huán)，是為了讓我國現(xiàn)在的檔案管理工作更加的完善，提高檔案管理工作人員的工作水平及素質(zhì)，加強檔案管理員對于檔案管理工作的熱情和責任感，全心身的投入到檔案管理的工作之中。使得檔案管理更加科學規(guī)范化，更好的完成與各部門的工作配合，提高整個工作流程效率，減少繁瑣的環(huán)節(jié)，為政府、企業(yè)發(fā)展形成良性循環(huán)。

高速公路的運營不僅對高速公路的建設負責，還對高速公路的管理以及維護負責，因此，高速公路系統(tǒng)單位需要動用到大量的人力物力資源，在運營管理規(guī)模不斷擴大的過程中，也面臨著大量的人事變動。高速公路系統(tǒng)人事檔案管理對系統(tǒng)內(nèi)人力資源開發(fā)以及人才政策制訂方面提供依據(jù)，具有非常重要價值。

1.高速公路系統(tǒng)人事檔案管理概述

人事檔案是以個人為單位根據(jù)人員的自身情況、個人經(jīng)歷和思想道德表現(xiàn)等情況的文件材料，起著憑證、依據(jù)和參考的作用，在個人轉(zhuǎn)正定級、職稱申報、辦理養(yǎng)老保險以及開具考研等相關(guān)證明時，都需要使用檔案。是系統(tǒng)全面考察人員和管理、使用人才的重要參考依據(jù)。人事檔案對高速公路系統(tǒng)單位人力資源管理工作的發(fā)展、人事改革和調(diào)動等行政工作的開展都是極為重要的。我們有必要對高速公路系統(tǒng)人事檔案管理工作進行分析和總結(jié)，提出更多有利于人事檔案工作發(fā)展的建議，使人事檔案管理工作能夠更好地發(fā)揮其對系統(tǒng)內(nèi)其他部門工作的輔助作用。

2.目前高速公路人事檔案管理中的問題

2.1 檔案管理的信息化程度低

高速公路系統(tǒng)人事檔案管理的信息化程度低，是高速公路系統(tǒng)單位人事檔案管理中最主要的問題。在信息化時代，無論是人事檔案查閱、調(diào)動，還是應用，都離不開網(wǎng)絡，但高速公路系統(tǒng)內(nèi)人事檔案管理尚不能滿足信息化檔案應用的要求，使得檔案管理工作本身的效率大大降低。

2.2 檔案管理工作人員素質(zhì)不足

在現(xiàn)代企業(yè)管理中，人本管理是最主要的.思路，這就意味著，高速公路系統(tǒng)單位各項工作都應該遵從“以人為本”的理念。但檔案管理工作并沒有完全體現(xiàn)出“以人為本”的特征，員工調(diào)取檔案步驟繁瑣、檔案服務性較差，主要是因為檔案管理工作人員素質(zhì)不足造成的，這也是高速公路系統(tǒng)單位人事檔案管理中亟待解決的問題。

2.3 檔案管理制度不完善

高速公路系統(tǒng)單位人事檔案管理中存在著檔案工作積極性不足，檔案調(diào)用程序復雜、檔案利用率不高的問題，同時，還有許多人事檔案因為格式不一致需要重新整理，加大了檔案工作的難度。究其根本原因，在于檔案管理制度不完善，現(xiàn)行的檔案管理制度并沒有對檔案管理工作人員的績效考核、薪酬待遇等方面建立一套規(guī)范的人事檔案管理體制的標準。

3. 做好人事檔案工作的策略

3.1 加強人事檔案信息化建設

高速公路系統(tǒng)單位人事檔案管理技術(shù)落后是導致檔案管理工作效率低的主要原因，采用信息化的檔案管理方式是必要的。信息化的檔案管理方式既能保證檔案信息的快速獲取，也可以有效提高檔案的安全性。要實現(xiàn)全面的信息化檔案管理，首先需要增加對檔案管理的資金投入，購置檔案管理信息化所需要相應的軟、硬件設施，如最基本的辦公室常用設備，打印機、掃描儀、電腦等，檔案管理部門必須及時了解工作需要哪些設備;其次，應該制定檔案管理信息化的戰(zhàn)略，包括建立人事檔案數(shù)據(jù)庫、檔案工作軟件的應用、系統(tǒng)單位檔案庫與政府檔案庫的聯(lián)網(wǎng)、系統(tǒng)內(nèi)各部門之間的檔案聯(lián)網(wǎng)等，并真正實施這些信息化管理戰(zhàn)略，設立專門的監(jiān)督部門對信息化過程進行全程掌控。

3.2 提高檔案工作人員的職業(yè)素質(zhì)

提高檔案工作人員的職業(yè)素質(zhì)，是提高高速公路系統(tǒng)人事檔案工作效率的必要途徑之一。首先，應針對年齡偏大的檔案管理工作人員進行計算機類的職業(yè)技能培訓，使他們能夠熟練使用計算機進行網(wǎng)上檔案管理和文件傳輸，以提高工作效率;其次，應重視優(yōu)秀的人才的引進，以保證先進的檔案管理模式能夠有效推行;最后，應根據(jù)檔案管理使用的新技術(shù)、新軟件的特點，對在崗檔案管理人員的技術(shù)培訓，讓工作人員掌握基本的操作技能。檔案管理工作人員還必須提高保密意識，維護檔案的安全穩(wěn)定。

3.3 完善檔案管理制度

進一步完善檔案管理制度。首先，高速公路系統(tǒng)單位應該就人事檔案的類型進行嚴格的標準格式制定，要求系統(tǒng)內(nèi)各部門按照人事檔案的標準格式提供紙質(zhì)檔案和電子檔案，以此減輕檔案工作人員的工作壓力;其次，系統(tǒng)單位應該就檔案工作人員的崗位職能和崗位責任制定明確的崗位說明書，并對人事檔案工作人員制定相應的、合理的績效考評制度，保證在績效考評制度之下，人事檔案工作人員能夠根據(jù)工作的積極性不同、責任心發(fā)揮的程度不同、對檔案工作的貢獻不同得到不同的薪酬待遇，只有這樣，才能對檔案工作人員起到有效的激勵。

4. 結(jié)語

綜上所述，高速公路系統(tǒng)單位人事檔案工作對本單位各項事務發(fā)展都起到重要的輔助作用，而目前系統(tǒng)內(nèi)人事檔案管理還存在管理方法不夠先進、檔案工作人員職業(yè)能力不足、檔案管理制度不完善的問題。高速公路系統(tǒng)單位應該根據(jù)自身人事檔案管理的現(xiàn)狀進行一系列的改革，使檔案工作真正達到高效、有用，體現(xiàn)出其對高速公路運營發(fā)展的服務作用。