電子檔案整理技巧與圖解

整理檔案的方法是編號分類法，步驟共有七步，分別是收集、篩選、分類、確定、修繕、編號以及裝盒并編制目錄。

整理檔案的具體步驟分為七步：第一步是收集，整理人需要將所有文件收集起來。第二步是篩選，整理人需要將收集的文件按照章程進行一定的篩選。第三步是劃分文件的類別和級別，第四步是確定文件的保管期限，第五步是修繕文件的內容，整理人需要根據章程修繕文件缺失的內容。第六步是給文件編號，最后一步則是將文件裝盒并且編制檢索的目錄。

拯救你的“腦”——電子資料整理方法

文/蘇蘇

作為一個十分喜歡存留生活印記、成長印記，并且是學校電子資料“總管”的我，擁有一份數以百G的電子資料，簡直是太正常不過了！

我的電子資料總和是以百G為單位的，這還不包括我在新浪微博、微信、QQ、瀏覽器等收藏夾里收藏的電子資料。哦，還有QQ郵件里、云盤，我也存了不少資料。

每次看到那幾百G電子資料，我都頭疼不已。

7月初別墨跡組織了整理收納小組時，我告訴自己，不能再墨跡了，因為，你的墨跡只會讓資料的混亂程度越演越烈；因為，即便是我自己不再收納一些感興趣的電子資料，學校的電子資料也不會放過我的！

那么，怎么整理這么多電子資料呢？

在網絡上，整理衣物、整理化妝品、整理房間等整理大法層出不窮，但是，關于如何整理電子資料的論述并不多。我只能摸著石頭過河，探索著來。

我閱讀過《怦然心動的整理魔法》以及網上一些關于衣物、物品整理的文章。其中，最重要的一個觀點就是——“心動是唯一的取舍標準”。也就是說，只要不能讓你怦然心動的，都應該丟！

丟，是整理的最終奧義！

但是，電子資料的奧義，不是這個。

丟，是必須，但是不是關鍵！

以個人為例，工作相關的電子資料，能不能不心動就丟？能不能過3-5年就丟？能不能刪除過程資料，只保留最終結果？

為什么？

第一，工作相關資料中有一部分相當于檔案資料，你敢丟嘛？丟了，領導就要給你點兒顏色看看了！所以，無論它讓你心動與否，都必須保留。

第二，正常說來3-5年之前的檔案資料，留存的價值極低。但是，有些重要材料也是需要保留的。

想想看，當學校\\公司五十年大慶時，其他人只能拿出最近三五年的照片，表明學校\\公司的現在時，你甩出幾張老照片，別人會用怎樣驚羨的目光看著你？你的領導也會認為你對學校\\公司有著不一般的熱情，對你留有特別的印象！

第三，過程資料對學校\\公司的影響不大，多數可以刪除。但是，對你來說，卻有部分應當留存。

過程材料可以幫助你改進工作行為、提煉經驗。這樣，你在跟后輩新人“吹噓”你的“想當年”時，也有很多鮮活的例子可以用。

過程材料可以讓你的經驗介紹更真實可靠，具有可借鑒的意義。也許有人覺得自己一輩子不會有向別人介紹自己工作經驗的機會?？墒?，萬一呢？人生那么長，誰知道會發(fā)生啥？

當初我在區(qū)里做新聞寫作經驗介紹時，我所留存的新聞原稿就派上了用場，可以讓聽會的同行明白，什么樣的表述是不恰當的，為什么要這樣改。

過程資料可以讓你向領導作總結匯報時，更能言之有物。用修改了8遍文稿、調整了5次文章框架，比你空口無憑的說，你非常辛苦的寫稿，更有說服力。當然，如果你是洽談合同，你可以說，與XX公司溝通多少次、修改了幾次合同，爭取了哪些權益等等。

丟，不是關鍵，那么什么才是電子材料整理的關鍵呢？

分類，才是關鍵！

當你去一個陌生的城市時，尋找一家符合心意的餐館，可能是困難的、花費大量時間的。但是，當你去一個陌生的超市是，購買一袋符合需要的食鹽，卻可能是簡單的、短時間可以完成的。除非你要的品牌，這里沒有[表情符號，擠眼]。

這是為什么呢？

因為一個城市的規(guī)劃是不可能將同類商家放在一起的。當你在一個陌生的城市里，想尋找一家符合心意的餐館，聰明點兒的辦法就是找朋友推薦、網上搜索，然而，依然不一定合你的口味；笨拙點兒的辦法就是一家一家嘗試，這樣花費的時間，更是無法計算。

而一個超市的規(guī)劃卻可以將同類商品放在一處。即便是在一個陌生的超市里，只要你找到或者詢問到調料區(qū)，然后就能很輕而易舉地找到你想要的那袋食鹽。這，就是分類來帶的便捷！

因此，整理電子材料時，事先想好分類是最重要。這樣，你整理好的材料，才能很輕易地再次找出來！至于如何給你的電子材料分類，需要根據你的個人情況進行個性化設計。

例如，大多數人的電子材料包含三大類，應用軟件、工作文檔、個人文檔。如果僅以這三個分類作電子材料分類，里面的子分類的層次就會過多了。每次翻找材料的時候，就跟玩俄羅斯套娃一樣（我太喜歡木一妹紙的套娃比喻了?。蜷_一層又一層。無意識中增加了查找的困難，對于我這等懶人，實在是不太適用。

因此，即便是大分類，也需要相對精細化。例如，工作文檔分為001-工作文檔-產品介紹；001-工作文檔-客戶資料，等等。這樣總文件夾下面的子文件夾的層次就會比較少。

下圖，是我的電子材料大分類圖，供大家借鑒。里面細小的分類，我就不做展示了。

分類文件夾建立好了之后，保證每個文件夾是空白的很重要。這樣從0開始的整理，會讓你有再一次積累資料的滿足感與成就感，此外，在依次填充的過程中，你會發(fā)現自己以往相關資料積累的空白處。

比如說，一次培訓的通知、培訓內容、簽到表、過程照片或者視頻、相關報道或者總結，是否都積累了呢？或者，有沒有資料重復存儲了呢？

再次整理電子材料的過程，也是對自己資料查缺補漏、整理合并的過程。

因此，在整理過程中，將沒有整理過的材料與分類文件夾放在不同的位置是極好的一種行為。這樣你可以很清晰的明白自己已經整理了多少材料，也避免了文件名改來改去，改暈了頭。

好的文件命名可以讓我們在文件夾中第一時間找到他們，也可以使文件檢索變得十分簡單。

你可以把他們隨機組合，讓你的文件夾更加清晰明了。并盡可能用序號或者英文字母將文件夾進行系統(tǒng)排序，這樣能夠按照你的個人習慣，將經常使用的文件夾排在前列。

具體的文件命名也十分重要。這樣你可以在打開文件夾之后，第一時間發(fā)現它！

例如，“20160721-文檔整理-拯救你的“腦”-蘇蘇。

因為電子材料不占用實際空間，所以，我們最容易忽視的整理內容。往往會存在這個也不錯，那個也不錯，一股腦都存在電腦里或者各種收藏夾里，然后每次翻找時，把自己搞得焦頭爛額，甚至因為材料過多，壓根提不起精神去翻看，白白攢了一堆資料。

電子材料也要斷舍離！

就算不占現實空間，虛擬空間也是很寶貴的，好嘛！

而且，電子材料過多，就算分類再明晰，也會增加不必要的查找困難。因此，必要刪除、整合電子材料是非常必要的！

……

總之，讓我們的電腦，輕盈起來，讓查找資料輕松起來！拯救你的“腦”，還你百G空間！

如果你有什么想法，歡迎你留言，我會盡量逐一回復的。

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簡要說明電子文件歸檔的基本方法

電子文件歸檔一般采用以下方法：
1、將應歸檔的電子文件最終版本存入磁、光記錄介質上。
2、壓縮歸檔。采用數據壓縮工具，對電子計算機網絡上應歸檔的電子文件，經過一段時間積累后進行壓縮操作，錄入到磁、光記錄介質上。
3、備份系統(tǒng)歸檔。一般是在電子計算機網絡環(huán)境下采用。將歸檔的電子文件在網上進行一次備份操作，就可將歸檔的電子文件記錄在磁、光記錄介質上

簡要說明電子文件歸檔的基本方法

1、將應歸檔的最終版本的電子文件存入光盤，光介質上，脫機后可存放在別處
2、采用數據壓縮工具對網絡上應歸檔的電子文件進行壓縮，然后刻入磁、光介質上，但采用壓縮工具的過程必須統(tǒng)一、規(guī)范。
3、將確定要歸檔的電子文件在網絡環(huán)境下進行一次備份操作，然后將其存放在磁、光介質上，對備份系統(tǒng)歸檔一般在局域網或其他網絡環(huán)境下采用。
4、采用“雙套制”歸檔，即同時保存電子文件及其紙質形式，一般適用于永杰和長期保存的電子文件的歸檔，這種方法應在兩種載體中同時保存規(guī)范的機讀目錄，并在兩者間建立便于檢索的聯系。

如何整理辦公室的檔案資料

一般來說辦公室的資料分為兩種，一種為紙質文件，另一種為電子文檔，兩者文件分別有不同的整理方式。
1. 紙質文件資料。盡量別留， 或者掃描或者用“CS”的ocr錄入電腦，確保留下重要的文件。
其次建議購4孔A4活頁文件夾及配套透明活頁文件袋(可以在科力普省心購平臺看看，是晨光旗下專門的辦公用品采購平臺，品類很多，需要可以私聊)和打孔機。能打孔的文件，打孔直接放入文件夾；不能打孔的文件，裝入透明活頁文件袋，放入文件夾；
資料卡片、票據、照片、信函、明信片、名片，有專用的A4活頁文件袋就買了用，沒有的可以在科力普省心購平臺搜放郵票用的硬卡內芯，裝入活頁文件袋后放入文件夾。建議用標簽貼好外殼，分門別類放好，會非常整齊。
2.電子文檔。首先， 名稱要統(tǒng)一。所有的文檔都要以關鍵詞+時間地點的形式進行命名。其次，每一層次的文件夾一般不超過3個。并且定期做好備份和清理，置辦個上T的移動硬盤，也建立對應的文件夾，每月初將上月的電腦里的東東往里更新備份一份，極好。注意：名稱統(tǒng)一很重要，加上年月日時，再變文件夾或換電腦都不怕重復。